STJ mantém suspensão de tabeliã por reconhecimento fraudulento

Decisão em resumo O Superior Tribunal de Justiça manteve a penalidade administrativa aplicada a uma tabeliã do Rio de Janeiro após constatação de reconhecimento de firma feito por pessoa que se apresentou como representante de pessoa já falecida; o colegiado entendeu que não houve ilegalidade no procedimento administrativo e confirmou a redução da pena pelo órgão de segunda instância administrativo.

Contexto

O caso tem origem em procedimento disciplinar instaurado depois que um recibo de venda de veículo foi reconhecido em cartório por autenticidade mediante apresentação de pessoa que se identificou como representante do vendedor; ao ser encaminhado ao registro competente, verificou‑se que o suposto vendedor já havia falecido na data do reconhecimento. Diante da aparente fraude, a Corregedoria local abriu investigação e aplicou suspensão por 90 dias à titular do cartório. Em grau hierárquico administrativo, o Conselho da Magistratura do tribunal de origem reduziu a sanção para 10 dias, com fundamento analógico no regime disciplinar de servidores estaduais.

A tabeliã impetrou mandado de segurança alegando ausência de fundamentação específica sobre sua culpa de gestão ou fiscalização, sustentando que, à época do ato, os serviços notariais não dispunham de ferramenta eletrônica para consulta ao registro de óbitos e que não havia indícios óbvios de falsidade — como divergência gritante de assinatura ou incompatibilidade fotográfica — que a tornassem diligente devida. Após negativa do pedido no tribunal estadual, a controvérsia foi submetida ao STJ.

A disputa jurídica expõe tensões típicas sobre responsabilidade disciplinar de notários e registradores: qual é o alcance da responsabilização pela prática dolosa ou culposa de terceiros que utilizam artifícios para burlar formalidades; até que ponto se exige de quem gerencia o cartório a implementação de controles preventivos, sobretudo em contextos tecnológicos em evolução; e qual é o papel do Judiciário ao revisar decisões administrativas disciplinares.

O que foi decidido

A 1ª Turma do STJ, acompanhando o relator, reafirmou o limite do controle judicial em mandado de segurança sobre processos administrativos disciplinares: a análise deve focar a legalidade do trâmite e a observância das garantias processuais (contraditório e ampla defesa), sem permitir reexame do mérito administrativo nem reavaliação das provas que fundamentaram a sanção.

No caso concreto, o relator considerou inexistente ilegalidade capaz de afastar a decisão administrativa. A fundamentação do órgão administrativo foi reputada suficiente e detalhada, refutando a alegação de ausência de motivação. Além disso, o histórico de penalidades registrado nos autos e a gravidade atribuída pelo Conselho da Magistratura foram elementos considerados para justificar aplicação de pena — ainda que, em grau administrativo, tenha havido redução para 10 dias.

Sobre a duração da suspensão, o relator destacou que a Lei nº 8.935/1994 prevê, para notários e registradores, a possibilidade de suspensão até 90 dias, prorrogável por 30 dias, sem prever período mínimo. Embora a redução administrativa para 10 dias não esteja prevista expressamente naquele regime disciplinar, o Tribunal entendeu que não cabia restabelecer a punição original, pois o recurso que pleiteou alteração foi interposto pela própria tabeliã; assim, a sanção menor, estando aquém do máximo legal, não se mostrou desproporcional.

Base normativa e precedentes

• Art. 5º, LV, CF/88 — garantia do contraditório e da ampla defesa em processos que possam resultar em restrição de direitos.
• Lei nº 8.935/1994 (Lei dos Cartórios) — disciplina competência, deveres e regime disciplinar aplicável a notários e registradores, incluindo previsão de penas como suspensão.
• Mandado de Segurança (Lei nº 12.016/2009) — instrumento cabível para controle de ilegalidade ou abuso de poder contra ato administrativo, com limites do reexame de mérito.
• Jurisprudência consolidada do STJ — entendimento de que, em sede de mandado de segurança, o controle sobre processo administrativo disciplinar é restrito à verificação de legalidade, não ao reexame probatório ou revisão motivacional do juízo administrativo.

Impacto prático

• Para notários e registradores: reforça a necessidade de manutenção de práticas diligentes de identificação e conferência documental, mas também sinaliza que o Judiciário não substituirá a avaliação disciplinar do órgão competente quando o processo observar formalidades.
• Para advogados de defesa administrativa: demonstra que o foco eficaz de impugnação via mandado de segurança deve ser ilegalidade processual, vício formal na motivação ou cerceamento de defesa; contestações puramente probatórias têm menor probabilidade de sucesso nessa via.
• Para corregedorias e órgãos disciplinares: validação da margem de valoração fática administrativa, mas também alerta para a importância de fundamentações robustas, capazes de resistir ao controle judicial restrito.
• Em processos correlatos em curso: decisões administrativas fundamentadas e com observância plena do devido processo legal tendem a ser mantidas pelo Judiciário, reduzindo a probabilidade de reforma judicial do mérito disciplinar.

O que observar

• Padrão probatório: embora o Judiciário não reexamine mérito, a presença de histórico de penalidades e a motivação clara no processo administrativo foram decisivos; órgãos disciplinares devem registrar e fundamentar adequadamente cada etapa.
• Lacunas tecnológicas e dever de diligência: a inexistência, à época, de sistema de consulta a óbitos foi arguida pela defesa; tribunais podem, no futuro, reavaliar a adequação de controles mínimos exigidos conforme evolução de ferramentas eletrônicas e boas práticas.
• Recursos e modulação: a decisão limita o papel do mandado de segurança como via para rediscutir mérito administrativo; alternativas recursais e ações administrativas internas continuam sendo meios pertinentes para buscar revisão de penalidades.
• Risco de responsabilização civil: a confirmação da punição administrativa não afasta, em tese, eventual demanda civil por danos se houver prejuízo a terceiros, hipótese que exigirá prova específica de culpa e nexo causal.

Em síntese, a decisão do STJ reitera o princípio do controle restrito do Judiciário sobre atos disciplinares, ao mesmo tempo em que reforça a necessidade de fundamentação suficiente pelo órgão punitivo e a importância de práticas cartorárias preventivas diante de fraudes sofisticadas.