Timeshifter e FAS automatizam timesheets com IA e desafios de compliance

FAS Advogados e a lawtech timeshifter implementaram uma solução de inteligência artificial para identificar automaticamente atividades profissionais e sugerir lançamentos no timesheet, com impacto direto na recuperação de horas faturáveis e na gestão de produtividade. A experiência será apresentada na Fenalaw 2026, permitindo avaliar operacionalização, governança e resultados práticos.

Contexto

O registro de tempo do advogado é historicamente um ponto sensível para escritórios que faturam por hora ou monitoram rentabilidade por cliente. Pesquisa da própria timeshifter indica que advogados destinam entre quatro e doze horas mensais apenas ao preenchimento de registros, e estimativas internacionais — citadas pela American Bar Association — apontam perdas que podem variar de 10% a 50% das horas faturáveis por falhas no lançamento do timesheet. Nesse cenário, ferramentas que automatizem a captura de trabalho prometem ganho operacional relevante, mas colocam em debate questões de compliance, proteção de dados e observância do sigilo profissional.

A controvérsia não é meramente técnica: envolve interseção entre eficiência econômica, dever ético da confidencialidade do cliente e normas sobre tratamento de dados pessoais e sensíveis. Além disso, a integração de IA a fluxos internos impõe políticas de governança, treinamento e validação humana para evitar registros incorretos ou a exposição inadvertida de informações estratégicas do cliente.

O que foi decidido

A decisão prática tomada pelo FAS Advogados, em parceria com a timeshifter, foi adotar um software que monitora atividades no computador, reconhece interações com aplicações (Outlook, Word, WhatsApp, ferramentas de tribunal e sistemas de gestão jurídica) e sugere lançamentos no timesheet identificando cliente, caso e descrição do serviço. A implementação seguiu etapas: definição de políticas internas, capacitação dos profissionais e expansão de um piloto para o escritório inteiro.

A iniciativa buscou um equilíbrio: preservar a integridade do controle de tempo e a precisão da cobrança sem transferir ao algoritmo a autoridade final sobre o lançamento — o advogado continua com papel decisório. Os resultados divulgados pela lawtech indicam recuperação média de sete a dez horas por advogado por mês, reflexo da redução do tempo despendido em burocracia e da captura de atividades realizadas fora dos sistemas tradicionais de registro.

Base normativa e precedentes

• Lei 13.709/2018 (LGPD) — estabelece regras sobre tratamento de dados pessoais, incluindo bases legais, princípios e direitos dos titulares; exige medidas de segurança e documentação do tratamento. Relevante para captura e processamento de dados extraídos de comunicações, documentos e metadados.
• Lei 8.906/1994 (Estatuto da OAB) — dispõe sobre direitos e deveres do advogado, incluindo o dever de sigilo profissional, que continua a ser um imperativo ético e legal na utilização de tecnologias que manipulem informações de clientes.
• Código de Ética e Disciplina da OAB — diretrizes sobre confidencialidade e zelo no trato de informações do cliente, que impactam a escolha de soluções tecnológicas e contratos com fornecedores.
• Princípios de governança de TI e segurança da informação — normas e boas práticas (ISO/IEC 27001, controles de acesso, criptografia) são aplicáveis como mecanismos de mitigação de riscos, exigindo implementação quando dados sensíveis forem tratados.
• Jurisprudência e orientação profissional — a jurisprudência sobre proteção de dados e o posicionamento de órgãos de classe sobre tecnologia ainda se consolidam; indica-se observar pareceres e decisões sobre a responsabilização por vazamentos e terceirização de tratamento de dados.

Impacto prático

• Para advogados: redução do tempo administrativo e potencial aumento de horas faturáveis; contudo, cresce a necessidade de conferir e validar lançamentos sugeridos pela IA, mantendo controle profissional sobre descrições e confidencialidade.
• Para escritórios de advocacia: melhoria na gestão financeira, precificação e análise de rentabilidade de contratos; possível aumento de receita recuperada. Ao mesmo tempo, obriga revisão de políticas internas, cláusulas contratuais com fornecedores tecnológicos e diligências de compliance e segurança (data protection impact assessment).
• Para clientes: pode haver maior transparência na composição de horas cobradas e melhor rastreabilidade, mas também requer garantia contratual de proteção de dados e confidencialidade.
• Para fornecedores de tecnologia/legaltechs: pressão para oferecer garantias contratuais robustas, segregação de dados, auditoria de modelos e mecanismos de explicabilidade e reversão de sugestões.

O que observar

• Bases legais e finalidade: é imprescindível mapear quais bases legais da LGPD amparam a captura e processamento das informações (por exemplo, execução de contrato, obrigação legal ou legítimo interesse) e documentar a finalidade estrita do tratamento.
• Sigilo profissional e limites operacionais: escritórios devem definir regras claras sobre que tipos de dados e comunicações podem ser capturados automaticamente, adotando exclusões para informações sensíveis ou estrategicamente críticas.
• Contratos e due diligence com fornecedores: cláusulas de tratamento de dados, responsabilidades por incidentes, políticas de subcontratação, direito a auditoria e exigência de medidas técnicas e administrativas são obrigatórias.
• Auditoria de modelo e qualidade das sugestões: acompanhar acurácia das sugestões da IA, taxas de falsos positivos/negativos e impacto contábil; manter logs para fins de compliance e contestação.
• Treinamento e mudança cultural: sucesso depende de capacitação contínua e definição de processos que mantenham o advogado como ator decisório no lançamento de horas.
• Riscos regulatórios e disciplinares: incidentes de vazamento ou uso indevido de dados podem ensejar sanções sob a LGPD e responsabilidades disciplinares junto à OAB. Monitorar orientações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados e da própria OAB é recomendado.

A experiência do FAS com a timeshifter mostra uma via prática de ganho operacional, mas ressalta que eficiência tecnológica precisa andar com governança robusta, proteção de dados e observância do dever de sigilo para que o benefício econômico não venha acompanhado de riscos jurídicos significativos.

O que observar