PGDAS-D atualizado: mudança no regime e inclusão da FS12 no Simples

A Receita Federal atualizou o PGDAS-D para adequá-lo às alterações da Reforma Tributária sobre o Consumo, determinando que a partir das apurações 11/2026 e 12/2026 deixará de existir a escolha entre regimes de caixa e competência, e tornando obrigatória a informação da folha de salários dos últimos 12 meses (FS12) para todas as atividades do Simples Nacional. Essa adaptação visa permitir o cálculo automático das alíquotas efetivas do IBS e da CBS e o preenchimento das informações exigidas nos documentos fiscais eletrônicos.

Contexto

A modernização do PGDAS-D surge no bojo das mudanças estruturais introduzidas pela reforma tributária que reorganizou a tributação sobre o consumo, criando novos tributos e exigindo integração entre apuração fiscal e emissão de documentos eletrônicos. Historicamente, micro e pequenas empresas enquadradas no Simples Nacional dispuseram de regras próprias para apuração, previstas na Lei Complementar 123/2006, com mecanismos simplificados de recolhimento. A coexistência dos regimes de caixa e competência vinha permitindo variações nos efeitos tributários conforme o critério adotado pelo contribuinte na apuração de receitas e custos.

Com a reforma do sistema de tributação do consumo, emergiu a necessidade de padronizar critérios de apuração e de disponibilizar bases de cálculo que alimentem os novos tributos (IBS e CBS), além de harmonizar os dados lançados em sistemas eletrônicos, como documentos fiscais eletrônicos. A exigência da FS12 atende a uma finalidade clara: dar ao fisco uma visão uniforme da folha salarial para fins de apuração das alíquotas efetivas e de compliance dessas novas exações.

O que foi decidido

A Receita Federal implementou no PGDAS-D duas alterações centrais, aplicáveis aos períodos de apuração 11/2026 e 12/2026:

• Extinção da opção entre regime de caixa e regime de competência no PGDAS-D: o sistema deixará de pedir a escolha e, a partir de 2027, a apuração ocorrerá pelo regime de competência. Trata‑se de uniformizar o momento do reconhecimento do fato gerador para fins de cálculo dos tributos do Simples Nacional, alinhando o critério de arrecadação ao novo marco do consumo.

• Obrigatoriedade de envio da folha de salários dos últimos 12 meses (FS12) para todas as atividades do Simples Nacional: o campo FS12 passa a ser mandatório e suas informações serão utilizadas pelo PGDAS-D para calcular as alíquotas efetivas referentes ao IBS e à CBS, que por sua vez deverão constar nos documentos fiscais eletrônicos emitidos pelos contribuintes.

O fundamento prático da medida é técnico: integrar aos processos eletrônicos de apuração os dados necessários para determinar as alíquotas efetivas desses tributos sobre consumo, assegurando que a emissão de notas fiscais eletrônicas reflita corretamente os percentuais aplicáveis.

Base normativa e precedentes

• Lei Complementar 123/2006 (Simples Nacional) — estabelece o regime diferenciado para micro e pequenas empresas e o sistema de arrecadação unificada que o PGDAS-D operacionaliza.
• Código Tributário Nacional (CTN) — Lei 5.172/1966 — dispõe princípios e regras gerais sobre lançamento, arrecadação e momento de incidência tributária, que orientam a discussão sobre critérios de competência versus caixa.
• Normas e atos administrativos da Receita Federal — instrumentos normativos e de sistematização da apuração eletrônica que autorizam adaptações do PGDAS-D para cumprimento de novas obrigações fiscais.
• Reforma Tributária sobre o Consumo (dispositivo normativo e regulamentação correlata) — conjunto de normas que criou ou reestruturou tributos como o IBS e a CBS e determinou integrações entre sistemas de arrecadação e documentos fiscais eletrônicos.

Impacto prático

• Para contribuintes do Simples Nacional:

  • Obrigatoriedade de consolidar e informar a folha salarial dos últimos 12 meses no PGDAS-D (FS12), sob pena de incorreções no cálculo das alíquotas e possíveis ajustes ou autuações futuras.
  • Alteração no planejamento de fluxo de caixa: com a apuração pelo regime de competência, o reconhecimento dos fatos geradores ocorrerá independentemente do recebimento, o que pode antecipar ou postergar o impacto tributário comparado ao regime de caixa.

• Para escritórios de contabilidade e departamentos fiscais:

  • Necessidade de revisar procedimentos internos para garantir a coleta, consolidação e verificação da FS12 antes do fechamento das apurações no PGDAS-D.
  • Ajuste na conferência cruzada entre registros contábeis, folha de pagamento e receita reconhecida para evitar distorções nas alíquotas efetivas calculadas pelo sistema.

• Para emissão de documentos fiscais eletrônicos:

  • As alíquotas efetivas do IBS e da CBS, calculadas a partir dos dados do PGDAS-D, deverão constar nos arquivos eletrônicos; isso exige integração entre sistemas de apuração e emissores de notas.

• Para o fisco:

  • Melhoria na consistência dos dados e na capacidade de fiscalização automatizada, com maior precisão na identificação de base de cálculo e alíquotas aplicáveis.

O que observar

• Validação e auditoria dos dados da FS12: empresas e contadores precisarão guardar comprovações e reconciliar folhas de pagamento com os valores informados no PGDAS-D, ante eventual exigência administrativa ou judicial.
• Risco de contingências por diferenças entre caixa e competência ocorridas em exercícios transicionais; operações com recebíveis precisam de atenção quanto à tributação por competência a partir de 2027.
• Integração tecnológica: será crucial verificar a compatibilidade entre sistemas de gestão empresarial, folhas de pagamento e emissores de documentos fiscais eletrônicos para evitar erro de transmissão das alíquotas.
• Recursos e contestação administrativa: mudanças de sistema podem gerar demandas e questionamentos — observar prazos recursais e procedimentos previstos na legislação tributária e nas normas da Receita Federal.
• Acompanhamento da regulamentação complementar e de eventuais instruções normativas que detalhem o preenchimento do FS12, a forma de cálculo das alíquotas efetivas e a responsabilidade pela prestação dessas informações.

O que observar