AGU publica Portaria Normativa 64/2022 sobre gestão documental

A Advocacia-Geral da União editou a Portaria Normativa nº 64/2022 fixando diretrizes internas sobre gestão documental, o que altera procedimentos de guarda, digitalização e disponibilização de documentos administrativos na autarquia. A norma tem efeito imediato sobre rotinas arquivísticas e de atendimento a solicitações de informação dentro da instituição.

Contexto

A edição de normas internas sobre gestão documental pelas instituições públicas insere-se em um ambiente normativo composto por princípios constitucionais de eficiência e publicidade (art. 37, CF/88), pela Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011) e pelo marco legal dos arquivos públicos (Lei 8.159/1991). Desde a transição para meios eletrônicos e a expansão de pedidos de acesso, órgãos públicos têm sistematizado regras sobre classificação, guarda, digitalização e destinação de documentos. A controvérsia prática frequente envolve o tratamento de documentos digitais versus físicos, prazos de guarda, critérios para eliminação e o cruzamento dessas práticas com proteção de dados pessoais (Lei 13.709/2018 - LGPD). Em muitas unidades públicas houve necessidade de uniformização para evitar decisões divergentes sobre exigência de originais, dispensa de cópias autenticadas e prazos de resposta a solicitações de informação.

O que foi decidido

A Portaria Normativa institui um marco interno padrão para a gestão documental na AGU, consolidando procedimentos que versam sobre criação, tramitação, classificação, avaliação, guarda, digitalização e eliminação de documentos administrativos. Entre os efeitos práticos, a norma organiza rotinas de arquivamento e padroniza critérios para quando o documento digital terá a mesma validade do papel, bem como estabelece requisitos de preservação e acesso. A portaria também regulamenta etapas de avaliação documental — identificação do valor administrativo, fiscal, legal ou histórico — e define responsabilidades setoriais sobre a guarda e destinação. Em termos processuais, a norma tende a reduzir exigências de apresentação de documentos físicos em procedimentos internos e a acelerar respostas a pedidos de informação, desde que observados requisitos técnicos e de segurança.

Base normativa e precedentes

• Art. 37, CF/88 — princípio da eficiência e da publicidade que orienta a edição de normas internas para gestão documental em órgãos públicos.
• Lei 12.527/2011 (LAI) — direito de acesso à informação pública; a tutela arquivística é instrumento para viabilizar o acesso e influenciar prazos e procedimentos de disponibilização.
• Lei 8.159/1991 — disciplina o sistema de arquivos da administração pública e normas sobre guarda, acessibilidade e destinação de documentos.
• Lei 13.709/2018 (LGPD) — regras sobre tratamento de dados pessoais que impactam a gestão documental, exigindo cuidados específicos em operações de acesso, preservação e eliminação.
• Jurisprudência consolidada dos tribunais administrativos e judiciais — entendimento de que documentos digitalizados, respeitados requisitos técnicos e de integridade, podem substituir o original em papel para fins probatórios e de instrução administrativa.

Impacto prático

• Para advogados públicos e servidores da AGU: a portaria cria padrões operacionais claros, reduzindo margem de interpretação local sobre exigência de originais; exige adaptação de fluxos internos e capacitação técnica para procedimentos de digitalização e preservação.
• Para jurisdicionados e usuários externos: tende a facilitar o atendimento de pedidos de informação e a desburocratizar a apresentação de documentos, uma vez que documentos digitais devidamente validados passam a ter tratamento equivalente ao do papel.
• Em processos administrativos e judiciais: a uniformização arquivística pode repercutir na prova documental produzida pela AGU, diminuindo controvérsias sobre autenticidade quando observados padrões técnicos.
• Para a proteção de dados: impõe a necessidade de medidas compatíveis com a LGPD na guarda e eliminação de documentos que contenham dados pessoais, como controles de acesso e critérios para anonimização ou anonimização parcial antes da disponibilização.

O que observar

• Implementação técnica e recursos: a eficácia da portaria depende de infraestrutura (preservação digital, backup, certificação de integridade) e de capacitação continuada; sem investimentos, há risco de descaracterização das garantias previstas.
• Conflito com demandas judiciais: embora a portaria uniformize procedimentos internos, suas disposições não afastam o exame judicial em casos concretos; a administração precisará justificar tecnicamente decisões de eliminação ou restrição de acesso.
• Compatibilização com a LGPD: operações que envolvam dados pessoais demandam políticas específicas, registros de tratamento e avaliação de impacto, inclusive para digitalização e para compartilhamento com terceiros.
• Necessidade de integração com sistemas nacionais de arquivos: a adoção de critérios locais deve observar instrumentos e orientações do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar) e demais normativos federais pertinentes para evitar incompatibilidade de critérios de destinação e preservação.
• Monitoramento e revisão normativa: recomenda-se que a AGU acompanhe indicadores de desempenho, fluxos de atendimento à LAI e eventuais precedentes judiciais que interpretem a aplicação prática da portaria, avaliando a necessidade de ajustes ou de modulação de efeitos futuros.